Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị kinh doanh, doanh nghiệp - nơi thu thập xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất văn phòng cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. Để hiểu rõ hơn về văn phòng cụ thể là về nhiệm vụ, tổ chức và yếu tố hình thành văn phòng, cùng AZOFFICE tham khảo bài viết dưới đây nhé. 

1.Nhiệm vụ của văn phòng

• Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình theo kế hoạch công tác. Nhiệm vụ cấp thiết hàng đầu của văn phòng là xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng tháng, quý, tuần và thường xuyên theo dõi đôn đốc việc thực hiện chương trình trong kế hoạch. Song song đó văn phòng cũng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo. Mỗi cơ quan, đơn vị có thể có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng. Vì vậy, văn phòng là nơi tổng hợp, sắp xếp các chương trình kế hoạch công tác đó để tạo thành hệ thống hoàn chỉnh ăn khớp nhằm đạt mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức.

• Hoạt động của bất kì đơn vị nào cũng cần phải có thông tin.Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Việc thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin giúp  lãnh đạo đưa ra quyết định thuận tiện, chính xác. Văn phòng là  là “bộ lọc” thông tin vì tất cả thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý chuyển phát hay lưu trữ tại văn phòng. Đây là hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Vì vậy tuân thủ những quy định về văn thư, lưu trữ khi thu thập, xử lý, chuyển phát, bảo quản là điều cực kỳ quan trọng.

• Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo , theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ cho việc chỉ đạo điều hành của lãnh đạo.

• Theo dõi đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành. Trợ giúp về kĩ thuật soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy định của Nhà nước.

• Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp dưới.

• Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo cơ quan.

• Phối hợp với các đơn vị tổ chức đảm bảo hiệu suất, kết quả chuyến đi công tác của lãnh đạo.

• Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động, các trang thiết bị phương tiện làm việc phù hợp với quy mô cũng như đặc điểm của cơ quan tổ chức đó.

Đọc thêm: Văn phòng là gì? Văn phòng có những hình thức nào? 

2. Tổ chức không gian văn phòng

Tùy theo nội dung, tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, đơn vị mà cách bố trí các bộ phận văn phòng có thể khác nhau song phải quán triệt đầy đủ các yêu cầu sau đây: 

• Sử dụng tối ưu mặt bằng, tận dụng cơ động diện tích văn phòng.

• Giảm thiểu thời gian và công sức cho việc di chuyển giữa các bộ phận của người lao động nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng.

• Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác thu thập, xử lý thông tin nhằm nâng cao năng suất lao động và bảo vệ sức khỏe .

• Tiết kiệm chi phí,  bảo đảm yêu cầu kỹ thuật, tuân thủ những quy định về bảo mật, phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động theo quy định.

3. Các yếu tố cấu thành văn phòng

• Con người: là yếu tố hàng đầu quyết định rất lớn đến hiệu quả văn phòng.  mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp do con người điều hành, quản lý.

• Hệ thống trang thiết bị: đây là yếu tố cần thiết  không thể thiếu để hoạt động kinh doanh, làm việc diễn ra thuận lợi (máy móc văn phòng, trang bị kỹ thuật, yếu tố vật chất…) Với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học kỹ thuật, hệ thống trang thiết bị văn phòng hiện đại giúp cho văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền phát thông tin trong phạm vi cơ quan, địa phương, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chuẩn xác.

• Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng: Các nghiệp vụ được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho doanh nghiệp làm việc một cách dễ dàng hơn, xuyên suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người, làm cho cấu trúc văn phòng trở nên chặt chẽ.

• Hệ thống nguyên tắc thủ tục: là những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân. Những nguyên tắc thủ tục này là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có văn phòng.

Hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng phụ thuộc vào chất lượng và mối quan hệ giữa các yếu tố trên.

Hy vọng qua bài viết sẽ cung cấp sẽ giúp bạn được những thông tin chung về văn phòng, để được biết thêm thông tin chi tiết, bạn có thể liên hệ thông tin dưới đây để được tư vấn cụ thể và lựa chọn cho mình loại hình văn phòng thích hợp: 

AZOFFICE - Hệ thống cho thuê Văn Phòng 
Liên Hệ: 0899 173 017 
Website: https://azoffice.vn/mat-bang

Địa Chỉ: Tầng 02, Tòa nhà RUBYLAND, 4 Lê Quát, Phường Tân Thới Hòa, Quận Tân Phú, TP HCM.