Không ít người cảm thấy chán nản, ngao ngán khi nhắn đến 2 từ “văn phòng”, bởi nó được hiểu là những công việc tẻ nhạt bên cạnh đóng giấy in, hợp đồng chất đống hay có thể cao cấp hơn là công việc thư ký, hành chính hay kế toán. Thực tế thì, công việc của nhân viên văn phòng không đơn giản và thoải mái như chúng ta vẫn thường tưởng tượng. Vậy cụ thể văn phòng là gì? Công việc của nhân viên văn phòng gồm những gì? Cùng AZOFFICE tìm hiểu nhé

1. Văn phòng là gì? 

Có không ít định nghĩa về văn phòng,có thể là nơi làm việc của cá nhân, lãnh đạo, thủ trưởng, người quan trong hay là trụ sở của công ty, doanh nghiệp.Văn phòng còn là nơi diễn ra các hoạt động hay tổ chức cuộc họp, đàm phán, thương thảo quan trọng hay nói đơn giản hơn, văn phòng có thể là địa điểm, trụ sở để một hay nhiều cá thể tụ họp để thực hiện cùng mục đích chung. Văn phòng thường gắn liền với các công tác thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin. 

Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung để chỉ một phòng, khu vực làm việc trong đó mọi người làm việc. Văn phòng là những tòa nhà được thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cho thuê đối với những cá nhân, tổ chức thực hiện các hoạt động làm việc (liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính….). Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị. Quan niệm này đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị.

Văn phòng biểu thị cho một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức (Văn phòng Sở hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng…).

2. Các loại hình văn phòng

Có thể phân chia văn phòng thành nhiều nhóm khác nhau tùy theo chức năng để thuận tiện cho việc theo dõi. 

2.1 Văn phòng ảo

Hình thức Văn phòng ảo chỉ dùng địa chỉ để đăng ký thành lập doanh nghiệp. Văn phòng ảo vẫn có thể tiếp nhận bưu kiện, văn bản, tiếp đối tác, tổ chức sự kiện, hội họp hay hỗ trợ khách hàng. Hình thức văn phòng ảo thường không yêu cầu diện tích lớn, do đó tiết kiệm được chi phí phát sinh và phù hợp với các cá nhân kinh doanh nhỏ.

2.2 Văn phòng làm việc truyền thống

Văn phòng truyền thống là loại hình phổ biến nhất hiện nay vì nó mang tính ổn định và lâu dài. Loại hình văn phòng này, doanh nghiệp có thể tự do trang trí, sinh hoạt cũng như phát triển theo mong muốn, sở thích phù hợp với ngành nghề kinh doanh. 

Văn phòng truyền thống rất được ưa chuộng vì đảm bảo sự riêng tư, tạo cảm giác yên tĩnh, an tâm cho nhân viên và cả lãnh đạo tổ chức. Tuy nhiên, văn phòng truyền thống vẫn sẽ phát sinh thêm các chi phí khác như phí dịch vụ, tiền điện nước, sửa chữa, ngoài giờ …

2.3 Văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ là nơi hoạt động, làm việc của 1 hoặc nhiều nhóm công ty khác nhau, phù hợp với các hình thức kinh doanh nhỏ. Loại hình văn phòng này giải quyết bài toán chi phí cho doanh nghiệp nhất là đối với startup hay doanh nghiệp mới hoạt động, nhưng vẫn mang đến sự tin tưởng cho doanh nghiệp, tạo ấn tượng với đối tác - khách hàng 

3. Những chức năng chính của văn phòng

Văn phòng được hình thành khi doanh nghiệp thực hiện các công tác trang trí, bổ sung - lắp đặt các vật dụng cần thiết đáp ứng nhu cầu hoạt động và làm việc. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thực hiện các công tác đăng ký kinh doanh và thành lập địa chỉ cụ thể cho văn phòng: 

Chức năng chính của văn phòng sẽ là: 

• Nơi để nhân viên - lãnh đạo có thể thực hiện toàn quyền hoạt động và sử dụng để đáp ứng các nhu cầu thiết yếu của công việc và duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh, đào tạo, phát triển công ty. 

• Nơi thực hiện các hoạt động cần thiết như: làm việc, hội họp, trao đổi với khách hàng, đối tác, trưng bày sản phẩm - mặt hàng chủ đạo của công ty. 

• Tiếp nhận thông tin, lưu trữ hồ sơ, tiếp nhận thư từ, văn thư,...

Hy vọng những thông tin cơ bản từ bài viết cung cấp sẽ giúp bạn phần nào hình dung được khái niệm về văn phòng và các hình thức văn phòng, để được biết thêm thông tin chi tiết, bạn có thể liên hệ thông tin dưới đây để được tư vấn cụ thể và lựa chọn cho mình loại hình văn phòng thích hợp: 

AZOFFICE - Hệ thống cho thuê Văn Phòng 

Liên Hệ: 0899 173 017 

Website: https://azoffice.vn/mat-bang

Địa Chỉ: Tầng 02, Tòa nhà RUBYLAND, 4 Lê Quát, Phường Tân Thới Hòa, Quận Tân Phú, TP HCM.