Khi thuê văn phòng, không ít khách hàng thường gặp những rắc rối ngoài ý muốn. AZOffice chia sẻ với bạn 8 lỗi cần tránh khi đi thuê văn phòng để hạn chế tối đa các việc phát sinh ngoài ý muốn khi thuê - chuyển văn phòng mới.

1. Tiêu chí thuê văn phòng không cụ thể

Tiêu chí thuê văn phòng sự trên nhu cầu sử dụng, việc này giúp cho quá trình tìm kiếm văn phòng nhanh chóng và dễ dàng, cụ thể hơn, tránh được nhiều chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng. Khả năng chi trả của mỗi doanh nghiệp là hữu hạn, nên trước hết, bạn cần xác định đâu là những tiêu chí bắt buộc phải thỏa mãn để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Đâu là những tiêu chí xem xét, cân nhắc có thể có hoặc không. 

2. Mong muốn vượt quá khả năng chi trả

Sai lầm mắc phải khá phổ biến mà nhiều doanh nghiệp khi thuê văn phòng gặp phải. Mong muốn vượt quá khả năng chi trả, văn phòng bạn có thể thuê có giá từ 15 usd/m2/tháng nhưng bạn vẫn cảm thấy những văn phòng 18-20 usd/m2/tháng là phù hợp. Vậy, việc này cần được khắc phục như thế nào? “Hay cố một chút cũng không sao!”

Sự thật thì văn phòng 15 usd/m2/tháng là lý tưởng với những người chỉ có ngân sách 12 usd/m2/tháng. Nếu “cố một chút” để thuê văn phòng lớn hơn thì sẽ còn dẫn tới nhiều nguy hiểm hơn. 

Tâm lý này đã khiến cho hiệu quả của quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng bị kéo dãn nhiều so với dự kiến. Thậm chí, việc này còn tạo thêm gánh nặng về chi phí cho doanh nghiệp.

3. Không dự trù cho việc tăng nhân viên

Khi chuyển văn phòng bạn phải tốn các chi phí như: làm lại nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ, hoàn trả văn phòng cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng lựa chọn văn phòng phù hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự trong vòng 3 - 5 năm.

4. Tiền thuê văn phòng liệu chỉ là một loại chi phí?

Tiền thuê văn phòng chắc chắn phải trả hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm theo thỏa thuận với đơn vị cho thuê. Mức chi phí này bạn hoàn toàn có thể dự toán được. Thế nhưng không chỉ là một loại chi phí doanh nghiệp dùng để chi trả cho các dịch vụ của tòa nhà mà còn là khoản đầu tư cho các giá trị khác của doanh nghiệp, có thể là hình ảnh và thương hiệu, thu hút nhân lực, tạo môi trường làm việc chất lượng cao. 

5. Không quan tâm thích đáng đến nhân viên

Việc quan tâm đến hình ảnh, chi phí, sự thuận tiện cho đối tác là những tiêu chí hàng đầu. Tuy nhiên, tạo cho nhân viên sự tiện nghi và quan tâm thích đáng cũng không kém phần quan trọng. 

Để thu hút nhân tài, tạo sự gắn bó lâu dài, đồng thời tăng hiệu suất làm việc tại văn phòng sẽ có nhiều vấn đề cần được xử lý ngay từ đầu: 

• Vị trí từ nhà đến văn phòng của phần lớn nhân viên có quá xa?

• Không gian làm việc có thoải mái về chỗ ngồi, tiếng ồn, đối tác - khách hàng, hệ thống trang thiết bị, vật tư có được đầu tư đầy đủ? 

• Các phòng ban có được bố trí thuận tiện cho trao đổi công việc nội bộ?

• Nhân viên ăn trưa ở đâu, chất lượng, giá cả thế nào?

6. Dành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá tòa nhà, văn phòng

Không ít doanh nghiệp chỉ “xem” văn phòng rồi đưa ra quyết định. Họ chỉ mất khoảng 20-30 phút để xem mỗi tòa nhà, diện tích thuê, trao đổi với ban quản lý, chụp một vài bức ảnh. Khi cảm thấy thích thì chuyển sang giai đoạn đàm phán và ký kết Hợp đồng, nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, nhưng lại tiềm ẩn rủi ro.

Để có thể đánh giá được đầy đủ ưu nhược điểm của tòa nhà, bạn nên:

• Đề ra các tiêu chí đánh giá dựa trên yêu cầu sử dụng

• Dành thời gian để xem xét

• Tham khảo những người am hiểu về tòa nhà (khách cũ, môi giới của bạn)

• So sánh giữa các tòa nhà

7. Không đo lại diện tích

Diện tích tòa nhà đưa ra không phải bao giờ cũng chuẩn xác,  đo lại diện tích là điều cần làm. Chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí một tháng là không đáng kể nhưng trong toàn bộ thời hạn hợp đồng chi phí sẽ không nhỏ. 

8. Thời gian chọn thuê văn phòng quá ngắn

Thời gian phù hợp nhất để tìm hiểu thị trường, lựa chọn văn phòng là 4 - 6 tháng trước thời điểm thuê, trừ trường hợp cấp bách.

Thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn dễ dẫn đến rủi ro không đủ thời gian đàm phán giá cả. Văn phòng không phù hợp nhu cầu sử dụng, tăng chi phí thiết kế thi công, mua sắm nội thất và nhiều hạng mục khác có liên quan.

Qua bài viết trên mong rằng, bạn có thể có thêm các kinh nghiệm khi đi thuê văn phòng. Để được tư vấn cụ thể hơn, bạn có thể liên hệ: 

AZOFFICE - Hệ thống cho thuê Văn Phòng 
Liên Hệ: 0899 173 017 
Website: https://azoffice.vn/mat-bang
Địa Chỉ: Tầng 02, Tòa nhà RUBYLAND, 4 Lê Quát, Phường Tân Thới Hòa, Quận Tân Phú, TP HCM.